A Associação é uma pessoa jurídica de direito privado tendo por objetivo a realização de atividades culturais, sociais, religiosas, recreativas etc., sem fins econômicos, ou  seja, não visam lucros e dotadas de personalidade distinta de seus componentes, constituída por pessoas (físicas ou jurídicas) que se organizem para fins não econômicos. Com a aquisição da personalidade jurídica a associação passará a ser sujeito de direitos e obrigações. Em decorrência, cada um dos associados constituirá uma individualidade e a associação uma outra, tendo direitos e obrigações recíprocas.

“Art. 53 do CC – Constituem-se as associações pela união de pessoas que se organizem para fins não econômicos.”

I - DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA O REGISTRO DE ASSOCIAÇÃO

1 - Requerimento formulado pelo representante legal, com sua firma reconhecida, endereçado ao Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas de Vitória, solicitando o seu registro (art.1151 do CC) e de conformidade com o art. 2º do Provimento 61/2017 do CNJ; (Requerimento Prov. 61, modelo em anexo).

2 - Havendo no quadro de associados, pessoas jurídicas, indicar-se-ão os dados no registro do órgão competente anexando para tanto certidão simplificada atualizada, com menos de 30 (trinta) dias de expedição. (art.291 do CDNCGJ – ES).

3 - Cópia autenticada (legível) da Carteira de Identidade e CPF do(s) representante(s) legal(is); (Art. 67 do CDNCGJ – ES)

4 - Se algum dos membros for representado por procurador deverá ser apresentado o instrumento de procuração, específico, (público, com menos de 30 (trinta) dias de sua expedição, ou, particular com firma reconhecida do outorgante);

5 - ATA DA ASSEMBLEIA GERAL de criação, em 02 (duas) vias, originais, que tratou da criação da Associação, aprovação do estatuto, eleição e posse dos membros dos órgãos de deliberação, administração, fiscalização e consultivo se houver.
 

A ATA DA ASSEMBLEIA GERAL DEVE NECESSARIAMENTE CONTER:

a) dia, mês, ano, hora e local onde aconteceu a Assembleia;
b) quem presidiu e quem secretariou a Assembleia;
c) nomes das pessoas presentes à Assembleia, bem como a qualificação de cada uma delas. (art. 46, II do CC);
d) aprovação do Estatuto social;
e) os fins/objeto social da Associação;
f) a eleição e posse dos diretores e/ou conselheiros, na forma estatutária, devidamente qualificados, isto é, nome, cargo, estado civil, nacionalidade, profissão, documento de identidade e órgão expedidor, CPF, endereço residencial; (art. 46, II do CC) e com mandato fixado, não se permitindo mandato ou cargo vitalício; (art. 292– CDNCGJ – ES)
g) encerramento da ata com assinatura de quem presidiu e quem a secretariou, seguida pelas assinaturas dos demais presentes e membros empossados;

h) reconhecimento de firmas de quem presidiu e secretariou a assembleia, bem como, dos membros eleitos para os cargos de direção (Art. 288, do CDNCGJ – ES);
 

6 - ESTATUTO SOCIAL, em 02 (duas) vias originais, devidamente datado e rubricado, (de acordo com os art. 46 ao 61 do CC de 2002 e art. 288 CDNCGJ-ES).

O ESTATUTO SOCIAL deve conter:
a) denominação, os fins, a sede da associação (com endereço completo – Art.287 – 1 do CDNCGJ-ES), bem como tempo de duração (art. 46, I, art. 54, I do CC e art. 280, I do CDNCGJ-ES);
b) o nome e individualização dos fundadores ou instituidores e dos diretores (art. 46, II do CC);
c) o modo que se administra e representa a entidade, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente (art. 46, III do CC);
d) se o ato constitutivo é reformável no tocante a administração e de que modo (art. 46, IV do CC);
e) se os membros respondem, ou não, subsidiariamente, pelas obrigações sociais (art. 46, V do CC);
f) as condições para a extinção ou dissolução da associação e nesse caso o destino do patrimônio, se houver (art. 46, VI e 54, VI do CC);
g) os requisitos para admissão, demissão e exclusão de associados (art. 54, II do CC);
h) os direitos e deveres dos associados (art. 54, III do CC);
i) as fontes de recursos para sua manutenção (art. 54, IV do CC);
j) o modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos (art. 54, V do CC);
k) a forma de gestão administrativa e de aprovação das respectivas contas (art. 54, VII do CC);
l) será indispensável a rubrica do Presidente, e ao final as assinaturas dos membros da Diretoria provisória ou definitiva, com exceção do presidente que deverá possuir firma reconhecida, (art.288 § 1º do CNCGJES).
m) visto do advogado (conforme Estatuto da Advocacia e OAB – lei 8.906/94.
 

II - ATA DE ALTERAÇÃO ESTATUTÁRIA

1 - Requerimento formulado pelo representante legal, com sua firma reconhecida, endereçado ao Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas de Vitória, solicitando o seu registro (art.1151 do CC) e de conformidade com o art. 2º do Provimento 61/2017 do CNJ – (modelo em anexo)

2 - Edital de convocação, na forma estatutária, nele constando o nome completo de quem assinou.

3 - Ata em duas vias originais, nela fazendo constar:
a) dia, mês, ano, hora e local onde ocorreu a Assembleia e o tipo de Assembleia;
b) a forma como foi convocada a Assembleia;
c) o número de pessoas presentes, observado o quorum estatutário, havendo no quadro de associados, pessoas jurídicas, anexar certidão simplificada atualizada do registro, com menos de 30 (trinta) dias de expedição. (art.291 do CDNCGJ – ES)
d) quem presidiu e quem secretariou a assembleia:
e) o assunto da pauta (de preferência em sua ordem de convocação);
f) encerramento da ata, bem como as assinaturas do Presidente do ato, do secretário e demais presentes;
g) caso os presentes não assinaram na própria ata, juntar a lista de presenças constando o cabeçalho identificando a Assembleia; (cada ata deverá estar acompanha da lista de presenças);

4 - Juntar cópia do estatuto ora alterado, devidamente rubricado e assinado por todos os membros da Diretoria, provisória ou definitiva, com reconhecimento de firma do Presidente (art.288 § 1º do CNCGJES) e visto de advogado (Estatuto da Advocacia e OAB – lei 8.906/94).

5 - Se algum dos membros for representado por procurador deverá ser apresentado o instrumento de procuração, específico, (público, com menos de 30 (trinta) dias de sua expedição, ou, particular com firma reconhecida do outorgante);

6 - Cópia do CNPJ.

III - ATA DE ELEIÇÃO E POSSE DE DIRETORIA E/OU CONSELHEIROS – VÁLIDO PARA ASSOCIAÇÕES JÁ REGISTRADAS

1 – Requerimento: 
 O Representante Legal formulará um requerimento, com sua firma reconhecida, endereçado ao Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas (da jurisdição onde está  sediada a associação), solicitando o seu registro.(art.1151 do CC) e de conformidade com o art. 2º da Portaria 61 do CNJ. Obrigatoriedade de fornecimento do número do registro. (Requerimento Prov. 61, modelo em anexo).

2 -.Cópia autenticada do RG e CPF do Representante legal, ora empossado.

3 –Se algum dos membros for representado por procurador deverá ser apresentado o instrumento de procuração, específico, (público, com menos de 30 (trinta) dias de sua expedição, ou, particular com firma reconhecida do outorgante).

4 - Cópia do CNPJ.

5 - Edital de convocação na forma estatutária, nele constando: 
a) dia, hora e local da Assembleia;
b) tipo de Assembleia Geral (Ordinária, Extraordinária…);
c) a pauta para a Assembleia;
d) o nome de quem o assinou;

6 – Ata, em duas vias, nela fazendo constar:
a) dia, mês, ano, hora e local onde se deu a Assembleia;
b) a forma como foi convocada a Assembleia;
c) o número de pessoas presentes, observado o quorum estatutário, (quando houver pessoas jurídicas no quadro de associados, identificar a entidade, bem como o seu representante legal).
d) quem presidiu e quem secretariou a assembleia;
e) o assunto da pauta (de preferência em sua ordem de convocação); 
f) o resultado do pleito;
g) encerramento da ata, bem como as assinaturas do Presidente do ato, do secretário e demais presentes;
h) caso a posse tenha se dado em outra data deverá ser elaborada outra ata, para tal fim, especificar a data do término do mandato, não se permitindo mandato ou cargo vitalício. (Art. 292- CDNCGJ - ES); 
i) qualificação dos membros eleitos e empossados, isto é, nome, cargo, estado civil, nacionalidade, profissão, documento de identidade e órgão expedidor, CPF, endereço residencial;
j) reconhecimento de firmas de quem presidiu e secretariou a assembleia, bem como dos membros empossados;

7 – Se algum dos membros for representado por procurador deverá ser apresentado o instrumento de procuração, específico, (público, com menos de 30 (trinta) dias de sua expedição, ou, particular com firma reconhecida do outorgante);

8 - Lista de presenças ou assinaturas na própria ata;
Constar cabeçalho identificando o ato em todas as páginas.

IV - ATA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS 

1 -  Requerimento - (art. 1151 do CC) formulado pelo representante legal, com sua firma reconhecida, endereçado ao Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas de Vitória – ES e de acordo com o Provimento 61/2017 do CNJ. (Requerimento Prov. 61, modelo em anexo).

2 – Edital de convocação na forma estatutária e finalidade específica;

3 - Havendo no quadro de associados, pessoas jurídicas, indicar-se-ão os dados no registro do órgão competente, anexando para tanto, certidão simplificada atualizada. (art.291 do CDNCGJ – ES)

4 – Ata da Assembleia Geral Ordinária, ou na forma estatutária, na qual tratou da aprovação da Prestação de Contas da Diretoria, conforme parecer do Conselho Fiscal, fazendo constar reconhecimento de firmas de quem presidiu e quem a secretariou;

5 – Lista de Presenças ou assinaturas na própria ata;

6 – Se algum dos membros for representado por procurador deverá ser apresentado o instrumento de procuração, específico, (público, com menos de 30 (trinta) dias de sua expedição, ou, particular com firma reconhecida do outorgante);

7 - Cópia do CNPJ.

V - DISSOLUÇÃO DE ASSOCIAÇÃO

1 – REQUERIMENTO (art. 1151 do CC) formulado pelo representante legal, com sua firma reconhecida, endereçado ao Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas de Vitória – ES (de acordo com o Provimento 61/2017 do CNJ). (Requerimento Prov. 61, modelo em anexo);

2 – Edital de convocação na forma estatutária e finalidade específica;

3 – Cópia do CNPJ;

4 - Havendo no quadro de associados, pessoas jurídicas, indicar-se-ão os dados no registro do órgão competente anexando para tanto certidão simplificada atualizada. (art.291 do CDNCGJ – ES)

5 – Ata da Assembleia Geral Extraordinária que aprovou a dissolução da associação, sempre na forma estatutária, devidamente assinado, e com visto do advogado, obedecido o quorum legal, nela fazendo constar:

a) a destinação do patrimônio, se houver;

b) se a associação ora dissolvida deixa ativo ou passivo;

c) quem ficará responsável pela guarda dos documentos pelo prazo legal.;

6 - reconhecer firma de quem presidiu e quem secretariou a Assembleia;

7 - lista de Presenças ou assinaturas na própria ata;

8 -se algum dos membros for representado por procurador deverá ser apresentado o instrumento de procuração, específico, (público, com menos de 30 (trinta) dias de sua expedição, ou, particular com firma reconhecida do outorgante);

9 - Anexar ainda:
a) Certidão Negativa de Tributos Federais (art. 298, II, III, IV do CDNCGJES)
b) Certidão de Regularidade perante o FGTS (art. 298, II, III, IV do CDNCGJES)
 
Obs.: É dever do liquidante averbar e publicar a ata, sentença ou instrumento de dissolução da associação – CNCGJES do art. 299, Parágrafo único.